Bạn đang cần đánh số thứ tự cho một nhóm cột, hàng ngẫu nhiên trên Excel để tiện theo dõi số liệu? Cùng xem thêm nội dung bài viết sau để biết ngay 4 cách đánh số thứ tự trọn vẹn tự động trong Excel đơn giản và giản dị, dễ thao tác bạn nhé!
1. Kéo chuột để đánh số thứ tự
Cách này tiến hành rất nhanh gọn lẹ và đơn giản và giản dị. Bạn tiến hành những thao tác sau:
Bước 1: Nhập vào 2 số trước tiên liên tục vào 2 ô trước tiên trong mảng (thao chiều ngang hoặc chiều dọc) mà bạn thích đánh số thứ tự tự động.
Ví dụ, để đánh số thứ tự cho cột STT ở bảng trên, bạn nhập số 1 vào ô A2, nhập số 2 vào ô A3.
Bước 2: Bạn chọn 2 ô chứa 2 số vừa nhập (tức là A2 và A3), sau đó di chuột đến hình tượng hình dấu cộng ở góc dưới, bên phải ô A3. Bạn nhấn giữ dấu cộng này và kéo chuột đến hết ô cần đánh số tự động mà bạn mong muốn.
Kết quả sẽ như sau:
2. Sử dụng công thức đơn giản và giản dị
Bạn tiến hành theo công việc sau:
Bước 1: Nhập số thứ tự cho ô trước tiên trong hàng, cột mà bạn thích điền số thứ tự tự động. Ở ô tiếp thep, bạn nhập công thức:
=”vị trí ô vừa điền” + x (với x là bước nhảy – tức là {khoảng cách} giữa 2 số thứ tự liên tục) > Nhấn Enter.
Ví dụ, với số khởi đầu là 1, bạn thích Excel điền số thứ tự theo kiểu 1, 2, 3,…. thì chọn x là 1; theo kiểu 1, 3, 5,… thì chọn x là 2.
Bước 2: Di chuột đến hình tượng hình dấu cộng ở góc dưới, bên phải ô bạn vừa nhập công thức > Nhấn giữ dấu cộng này và kéo thả chuột đến hết ô cần đánh số tự động mà bạn mong muốn.
Kết quả sẽ như sau:
3. Sử dụng Tự động hóa fill
Bạn tiến hành thao tác sau:
Bước 1: Nhập số thứ tự cho ô trước tiên > Vào Thẻ Home > Chọn Fill > Chọn Series.
(Với phiên bạn dạng Excel cũ hơn Excel 2016, chúng ta cũng có thể vào Editing > Chọn Fill > Series).
Cửa sổ Series hiển thị như hình dưới.
– Mục “Series in” cho phép bạn lựa chọn đánh thứ tự theo dòng hay cột. Chọn Rows nếu đánh số theo hàng và chọn Columns nếu đánh số theo cột.
– Mục “Type” cho phép bạn lựa chọn loại đánh số. Excel hỗ trợ 4 loại đánh số:
- Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.
- Growth: Kiểu lũy tiến (Tăng theo quy luật nào đó).
- Date: Kiểu ngày tháng (Nếu tick Date thì Date Unit sẽ xuất hiện).
- AutoFill: Kiểu tự động điền.
– Mục “Step value” (Bước nhảy): Chọn {khoảng cách} giữa hai số thứ tự. Ví dụ, với số trước tiên là 1, nếu đặt Step value là 1 và thì số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 2, 3,… còn nếu đặt Step value là 2 thì số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 3, 5,…
– Mục “Stop value” (Giá trị cuối): Giá trị sau cuối bạn cần đánh số thứ tự tự động. Ví dụ, bảng chỉ việc đánh số thứ tự tới 10 thì đặt Stop value là 10.
Bước 2: Sau thời điểm chọn những thông số kỹ thuật trên, bạn nhấn OK. Kết quả sẽ như hình sau:
4. Sử dụng hàm SUBTOTAL lồng với IF
Cú pháp:
=IF(logical_test, value_if_true, SUBTOTAL(funtion_num, ref1,…))
Trong số đó:
Công thức hàm IF là =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false), với:
- logical_test: ĐK của hàm IF.
- value_if_true: Giá trị trả về nếu ĐK đúng.
- value_if_false: Giá trị trả về nếu ĐK sai. Ở đây chúng ta dùng hàm SUBTOTAL.
Trong hàm SUBTOTAL có những đối số:
- funtion_num: Con số xác định tính năng tiến hành, từ số 1 – 11 là bỏ qua những ô đã được lọc ra, nhưng để lại những hàng được ẩn thủ công; còn số từ 101 – 111 là bỏ qua những ô ẩn – những ô đã được lọc ra và ẩn thủ công. Khi nhập hàm SUBTOTAL vào 1 ô hoặc trên thanh công thức, Excel sẽ đưa ra danh sách những con số này cho chính mình lựa chọn.
- ref1, ref2,…: Vùng chứa số thứ tự. Ref1 bắt buộc phải có, từ ref2 đến 254 là tùy chọn.
Hướng dẫn cách dùng:
Giả sử, bạn có một bảng dữ liệu như hình dưới với những dòng trống và không trống lẫn lộn. Nhiệm vụ của doanh nghiệp là điền số thứ tự ứng với những tên trong danh sách này một cách tự động, trừ những ô trống.
Để đánh số thứ tự tự động bằng phương pháp dùng hàm SUBTOTAL phối hợp hàm IF bạn tuân theo thao tác sau:
Bước 1: Nhập cú pháp tại ô trước tiên cần điền số thứ tự (ô A2):
=IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))
Lý giải công thức:
Hàm chính cần dùng sẽ là IF. Nếu như có một ô rỗng thì bỏ qua không đếm. Nếu ô không rỗng thì dùng SUBTOTAL để đánh số thứ tự.
Trong hàm SUBTOTAL có những đối số cần điền là:
- function_num là 3: Ứng với cách tính là COUNTA – đếm ô không trống.
- ref1 là $B$2:B2: Đếm ký tự phát sinh trong khoảng $B$2:B2, trong đó ô B2 được cố định và thắt chặt bằng dấu”$” ở trước địa chỉ hàng và ô. Nếu sao chép công thức xuống dưới, giá trị sẽ thay đổi theo kiểu: $B$2:B3, $B$2:B4, $B$2:B5,… và hàm sẽ đếm đúng, mang về kết quả như yêu cầu.
Bước 2: Sau thời điểm nhập công thức, bạn nhấn Enter rồi tiếp tục sao chép công thức đến hết bảng (như đã hướng dẫn ở mục 2). Kết quả sẽ như sau:
Một cách khác là sử dụng hàm IF phối hợp COUNTA với cú pháp:
=IF(B2=””,””,COUNTA($B$2:B2))
Kết quả sau thời điểm đánh số thứ tự xong sẽ hệt như khi chúng ta nhập hàm IF kết phù hợp với SUBTOTAL.
Tuy nhiên, cách này chỉ nên tiến hành khi chúng ta không tồn tại ý định lọc dữ liệu để lấy qua một file/sheet khác, vì sau thời điểm lọc hàm COUNTA sẽ không thay đổi số thứ tự lúc đầu được điền chứ không như SUBTOTAL.
Giả sử, từ bảng dữ liệu trên bạn thích lọc ra danh sách những thành viên đội C. Bạn tiến thành bôi đen (chọn) bảng dữ liệu, vào thẻ Home > Sort and Filter > Filter.
(Với phiên bạn dạng Excel cũ hơn Excel 2016, chúng ta cũng có thể vào Editing > Chọn Sort and Filter > Filter).
Tại cột “Đội” bạn nhấp chuột vào dấu mũi tên nhỏ hình tam giác ngược được bọc viền vuông (như hình dưới), tick chọn C (để lọc đội C) sau đó nhấn OK.
Bạn cũng có thể xem kết quả đối chiếu sau đây để tưởng tượng cách mà SUBTOTAL và COUNTA hoạt động và sinh hoạt:
Từ kết quả ở bảng trên rất có thể thấy:
- SUBTOTAL tiến hành đánh lại số thứ tự khi chúng ta lọc dữ liệu, thuận tiện cho việc copy qua một bảng khác để lập danh sách theo dõi và gửi dữ liệu đi.
- COUNTA sẽ không thay đổi số thứ tự theo thiết lập lúc đầu. Các bạn sẽ cần hàm này khi muốn không thay đổi số thứ tự theo thiết lập lúc đầu để tiện tra cứu và theo dõi.
Tùy theo mục đích sử dụng bạn chọn hàm thích hợp cho dữ liệu của tôi nhé!
Trên đó là hướng dẫn cách đánh số thứ tự tự động trong Excel đơn giản và giản dị, dễ tiến hành. Hy vọng nội dung bài viết sẽ hỗ trợ ích cho chính mình khi thao tác với bảng tính nhé!
