File Excel nặng thường gây khó khăn trong việc xử lý và chỉnh sửa dữ liệu. Vậy làm cách nào để giảm dung tích loại file này trên máy tính. Hãy cùng tinbongda360.net tìm hiểu cách làm dung tích, tăng tốc xử lý file excel giản dị và đơn giản và nhanh gọn nhất nhé!
1. Nguyên nhân làm cho file Excel nặng, vận tốc xử lý kém
– File excel chứa hành ảnh có độ sắc nét cao hoặc có nhiều công thức phức tạp đều là những nguyên nhân khiến cho file excel xử lý chậm.
– Việc áp dụng quá nhiều định dạng không giống nhau cũng gây ra lỗi file excel.
– Những ô bảng không sử dụng nhưng đã được định dạng gây ra lỗi file xử lý chậm.
2. Lợi ích của việc giảm dung tích file Excel
- Giúp tăng vận tốc xử lý file Excel.
- Share những dữ liệu trong Excel một cách nhanh gọn, đơn giản.
- Không cần thiết phải sử dụng những ứng dụng giải nén liên quan khác.
3. Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân
Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel white color với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… (mở) rồi chọn file cần thao tác.
Bước 2: Để lưu file mới, bạn nhấp chuột vào File.
Bước 3: Chọn Save As… (lưu dưới dạng…).
Bước 4: Tiếp tục, bạn gõ tên tập tin mới vào hộp thoại.
Bước 5: Sau đó, nhấp vào trình đơn thả xuống nằm ở mục “File Format” (định dạng tập tin).
Bước 6: Chọn định dạng Excel Binary Workbook (tập tin nhị phân) nằm dưới hạng mục “Specialty Formats“. Tập tin được lưu dưới định dạng này còn có dung tích nhỏ hơn nhiều so với file có đuôi .xls tiêu chuẩn chỉnh.
Bước 7: Sau cùng, nhấp vào nút Save. File Exel nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính.
4. Loại bỏ định dạng khỏi những hàng và cột trống
Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel white color với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi chọn file cần thao tác.
Bước 2: Chọn toàn bộ hàng trống. Hãy nhấp chuột vào số thứ tự của hàng rỗng trước tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+↓ (Windows) hay ⌘+⇧ Shift+↓ (MacBook).
Phím điều phối thường nằm ở góc dưới, bên phải so với hầu hết những loại bàn phím.
Bước 3: Tiếp tục, hãy nhấp chuột vào tab Home (Windows) hoặc tab Edit (Mac) nằm trong thanh menu.
Bước 4: Nhấp vào nút Clear (xóa).
Bước 5: Để hoàn tất, bạn chọn Clear All (xóa hết) so với hệ điều hành Windows hay Format (định dạng) so với hệ điều hành Mac. Thao tác này sẽ xóa những định dạng không quan trọng khỏi những ô không dùng đến.
Bước 6: Chọn toàn bộ những cột trống. Hãy nhấp chuột vào chữ cái quy định hàng rỗng trước tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+→ (Windows) hoặc ⌘+⇧ Shift+→ (Mac).
Phím điều phối thường nằm ở góc dưới, bên phải so với hầu hết những loại bàn phím.
Bước 7: Tiếp tục, bạn nhấp chuột vào tab Home (Windows) hoặc tab Edit (Mac) nằm trong thanh menu.
Bước 8: Nhấp vào nút Clear (xóa).
Bước 9: Sau cùng, nhấp chuột vào Clear All (Windows) hay Format (Mac). Thao tác này sẽ xóa những định dạng không quan trọng khỏi những ô không dùng đến.
5. Loại bỏ định dạng có ĐK
Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel white color với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi chọn file cần thao tác.
Bước 2: Nhấp vào tab Home nằm phía trên screen.
Bước 3: Bạn nhấp tiếp vào nút Conditional Formatting (định dạng có ĐK) nằm trong phần “Styles” (mẫu) trên bảng tinh chỉnh.
Bước 4: Chọn tiếp tùy chọn Clear Rules (xóa những quy tắc).
Bước 5: Sau cùng, bạn nhấp chuột vào Clear Rules from Entire Sheet (xóa quy tắc trong toàn bộ sheet).
6. Loại bỏ định dạng khỏi ô trống trên Mac
Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel white color với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi chọn file cần thao tác.
Bước 2: Nhấp chuột vào tab Edit nằm phía trên screen.
Bước 3: Chọn tùy chọn Find (tìm kiếm).
Bước 4: Nhấp tiếp vào Go To….
Bước 5: Tiếp theo, nhấp chuột vào Special….
Bước 6: Nhấp vào nút chọn Blanks.
Bước 7: Sau đó, bạn nhấp OK. Toàn bộ ô trống trong dữ liệu sẽ được tô sáng.
Bước 8: Tiếp tục, nhấp chuột vào phần Edit trong thanh menu.
Bước 9: Nhấp vào nút Clear.
Bước 10: Sau cùng, nhấp vào Format để hoàn thành.
7. Nén dung tích ảnh có trong bảng tính
Bước 1: Mở tập file Excel mà mình thích nén dung tích hình ảnh.
Bước 2: Nhấn vào hình mà mình thích giải nén > Chọn Format > Chọn Compress Pictures.
Bước 3: Bỏ tích ở mục Apply only to this picture > Chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing > Bấm OK.
8. Xóa những Data Links
Bước 1: Mở Excel > Chọn Data > Chọn Edit Links > Chọn links liên kết mà mình thích xóa > Chọn Break Links.
Bước 2: Chọn Break Links lại để xác nhận.
9. Xóa Watch Window
Bước 1: Mở file excel mà mình thích triển khai xóa Watch Window.
Bước 2: Chọn Formulas > Chọn Watch Window.
Bước 3: Chọn Delete Watch.
Sau khoản thời gian triển khai xong bước này là hoàn thành xóa Watch Window.
10. Xóa những Named Range có trong file Excel
Bước 1: Mở file excel mình thích xóa Named Range.
Bước 2: Chọn Formulas > Chọn Name Manager.
Bước 3: Chọn tên bị lỗi mà mình thích xóa > Nhấn Delete.
Bước 4: Nhấn OK để xác nhận.
11. Dùng trình duyệt Virus Macro
Chúng ta rất có thể dùng tình duyệt Virus Macro để giảm dung tích file Excel. Khi chúng ta mở file excel sẽ đặt tên bảng tính mới cho mình luôn luôn như “yyy” hoặc “Book1” cùng với đó là những cảnh báo của Macro với những gợi ý giảm dung tích của file Excel.
Cách khắc phục bạn cần triển khai theo thứ tự sau:
Mở file Excel > Sao chép toàn bộ dữ liệu sang file khác > Mở file mới > Dán toàn bộ dữ liệu vừa sao chép > Chọn Save > Xóa file cũ.
Trên đó là nội dung bài viết hướng dẫn cách giảm dung tích tập tin file excel. Mong rằng nội dung bài viết sau đây đưa ra hướng dẫn hữu ích để bạn dùng file excel hiệu suất cao hơn.
