Trộn thư trong Microsoft Word là tính năng rất hữu ích so với người tiêu dùng. Tuy nhiên, không phải ai cũng đều biết đến thủ thuật word này. Hãy cùng tinbongda360.net tìm hiểu cách trộn thư trong Word 2007, 2010, 2013, 2016.
1. Cách trộn thư trong Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn
Cách trộn thư trong Word 2007 sẽ giống với cách trộn thư trong Word 2010, Word 2013, Word 2016.
Bước 1:
- Trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings.
- Sau đó chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.
- Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document.
- Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.
- Step 3 of 6: Bạn chọn Type a new list >> Next: Write your letter.
Bước 3: Xuất hiện cửa sổ New Address list >> Chọn Customize Columns.
Bước 4: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh một số trong những dữ liệu như sau:
- Add: Thêm trường.
- Delete: Xóa những trường có sẵn.
- Rename: Đổi tên trường có sẵn.
Khi hoàn tất bạn chọn OK.
Bước 5: Bạn điền thông tin cơ phiên bản của những trường. Dưới đó là ví dụ minh họa:
- New Entry: Thêm dòng mới.
- Delete Entry: Xóa dòng.
- Find: Tìm kiếm.
Sau đó chọn OK.
Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho tệp tin này và chọn Save.
Bước 7: Sau đó, tại khung Mail Merge Recipients. Chúng ta có thể sửa đổi qua những tác dụng:
- Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào những trường hợp.
- Filter: Lọc ra những danh sách quan trọng trong danh sách dài.
- Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi.
- Validate adress: Xác nhận địa chỉ.
Bạn chọn OK.
Bước 8: Trở lại cửa sổ Mail Merge.
- Step 3 of 6: Bạn chọn Use an existing list >> Next: Write your letter.
- Step 4 of 6: Chọn More items.
Bước 9:
- Bảng Insert Merge Field xuất hiện >> Chọn Database Fields.
- Chọn vào trường đã thiết kế >> Chọn Insert tại những vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.
Bước 10: Với ví dụ dưới. Sau khoản thời gian đã chèn xong những trường >> Chọn Next: Complete the merge.
Bước 11:
- Trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings.
- Tại mục Finish & Merge >> Chọn Edit Individual Documents.
- Xuất hiện khung Merge to New Document >> All >> OK.
2. Cách trộn thư trong Word bằng phương pháp sử dụng File Excel
Cách xử lý này sẽ khác với “Cách trộn thư trong Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn” đôi chút:
Bước 1:
- Bạn tiến hành tương tự Bước 1 – Bước 2 của hướng dẫn “Cách trộn thư trong Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn“.
- Tuy nhiên tại Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list >> Chọn Browse.
- Chọn vào file Excel có dữ liệu bạn cần >> Chọn Open.
Bước 2: Trong file Excel sẽ sở hữu được nhiều sheet, bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu >> Chọn OK.
Note: Khi tiến hành trộn thư với file Excel, danh sách trong file cần được tạo từ dòng thứ nhất, trên và dưới không được có những ô trống. Còn nếu như không các bạn sẽ tạo ra những biểu mẫu trống. Để không xảy ra trường hợp như vậy, khi những trường trống xuất hiện trong cửa sổ Mail Merge Recipient, bạn bỏ chọn chúng đi.
Bước 3: Bạn tiến hành lại Bước 7 – Bước 11 theo hướng dẫn “Cách trộn thư trong Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn“.
Trên đó là nội dung bài viết hướng dẫn bạn cách trộn thư trong Word 2007, 2010, 2013, 2016. Mong rằng chúng ta có thể tạo cho mình những biểu mẫu vừa lòng và không mất nhiều thời hạn. Mọi thắc mắc hay liên hệ đặt mua thành phầm bạn hãy phản hồi dưới nội dung bài viết.
